OBJETIVO

Adoptar en la IPS HEMATOLOGÍA Y ONCOLOGÍA DEL ORIENTE S.A.S, (en adelante la IPS), una Política de confidencialidad, privacidad y protección de datos personales, con el propósito de proteger la información personal a través de sus distintos canales de comercialización y contacto.

• ALCANCE

La IPS ha determinado que la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos personales es transversal a toda la IPS, de manera que se garantice que la información está debidamente custodiada, garantizando así la privacidad de la información de nuestros usuarios, pacientes, acudientes, familiares, proveedores, trabajadores, contratistas y en general cualquier persona que tenga algún vínculo o relación con la IPS, siempre que tengan acceso a datos personales sobre los que la IPS tenga alguna responsabilidad.

• DEFINICIONES PRINCIPALES

Las expresiones utilizadas en mayúsculas en esta Política tendrán el significado que aquí se les otorga, o el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable les den, según dicha ley o jurisprudencia sea modificada de tiempo en tiempo.

• “Autorización”: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.

• “Autorizado”: Es la Compañía y todas las personas bajo la responsabilidad de la Compañía, que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.

• “Base de Datos”: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

• “Custodia”: Actividad de cuidado de la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebida.

• “Confidencialidad”: La cualidad de confidencial (que se dice o hace en confianza y con seguridad recíproca entre dos o más individuos)

• “Dato Financiero”: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la  naturaleza del contrato que les dé

origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.

• “Dato Personal”: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

• “Dato Público”: Es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• “Dato Sensible”: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos , organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

• “Encargado del Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

• “Habilitación”: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la Compañía a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.

• “Intimidad”: Término en abstracto que una persona reserva para un grupo acotado de gente, generalmente, su familia y amigos.

• “Privacidad”: Información de ámbito reservado, por lo tanto, los destinatarios de esta Política tienen el derecho a mantener su privacidad fuera del alcance de otras personas, asegurándose la confidencialidad de su información.

• “Responsable de Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

• “Seguridad de la Información”: Conjunto de medidas preventivas y reactivas de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permiten resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad, e integridad de datos.

• “Titular” del Dato Personal: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.

• “Transferencia”: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• “Transmisión”: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado, por cuenta del Responsable.

• “Tratamiento de Datos Personales”: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

• LINEAMIENTOS GENERALES

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la IPS HEMATOLOGÍA Y ONCOLOGÍA DEL ORIENTE S.A.S ( la IPS),

adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades de cada una de las empresas.

De esta manera, la IPS manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia, todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

En tal sentido, se asegura la confidencialidad y debido manejo de la información que obtenga, registre use, transmita y actualice mediante autorización previa, expresa y voluntaria del titular de la información.

Por su parte, el documento denominado HISTORIA CLINICA, está regulada por la Ley 23 de 1981, la Resolución 1995 de 1999, la Resolución 839 de 2017 y demás normas que la modifiquen, complementen, subroguen o deroguen. Normas que versan sobre el diligenciamiento, administración, conservación, custodia y confidencialidad de las historias clínicas, conforme a los parámetros del Ministerio de Salud y del Archivo General de la Nación a la presente política de tratamiento de datos personales.

La IPS está comprometida para actuar con responsabilidad y proteger la privacidad custodiando la información en bases de datos y archivos físicos.

• Marco Legal
  • Constitución Política, artículo 15
  • Ley 1266 de 2008
  • Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010
  • Ley 1581 de 2012
  • Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013

• Carácter Vinculante de las normas sobre protección de datos

La IPS HEMATOLOGÍA Y ONCOLOGÍA DEL ORIENTE S.A.S., es responsable del tratamiento de la información que ha sido recolectada y almacenada en el desarrollo de su actividad comercial y a la presente política de privacidad es por tanto vinculante.

• Principios

La IPS HEMATOLOGÍA Y ONCOLOGÍA DEL ORIENTE S.A.S., es en el desarrollo de sus actividades comerciales recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los datos personales de los Titulares. En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por la IPS, los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y a la presente política de privacidad.

Los siguientes principios generales regirán la presente política de privacidad:

• • Legalidad: No habrá tratamiento de información personal de los usuarios, pacientes, acudientes, proveedores, trabajadores y contratistas sin observar las reglas establecidas en la normatividad vigente.

• • Finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales que realice la IPS o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.

• • Libertad: La IPS tratará, compartirá y hará circular la información de datos personales de los usuarios, pacientes, acudientes, proveedores, contratistas y trabajadores, siempre y cuando cuenten con la autorización de éstos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 literal a) de a Ley 1581 de 2012 y el Capítulo II del Decreto 1377 de 2013.

• • Veracidad y Calidad: La IPS propenderá porque la información de los usuarios, pacientes, acudientes, proveedores, trabajadores y contratistas sea veraz y se encuentre actualizada, para lo cual dispondrá de medios eficientes para la actualización y rectificación de los datos personales. Igualmente, no se realizará ningún tratamiento de la información cuando existan dudas sobre la calidad o veracidad de la misma.

• • Transparencia: Dentro de los mecanismos que se establezcan para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información personal, se garantizará al titular y a sus

causahabientes, así como a los terceros autorizados por éste, el acceso a la información sobre datos personales que le conciernan.

• • Acceso y Circulación Restringida: La IPS se compromete a garantizar que la información personal únicamente podrá ser accedida por las personas autorizadas, así mismo su circulación se limitará al ejercicio de las finalidades autorizadas por el usuario, sin perjuicio del cumplimiento de órdenes de índole legal y/o judicial que requieran el acceso a la información suministrada por los usuarios, pacientes, acudientes, proveedores, trabajadores y contratistas de la IPS.

• • Seguridad: La IPS adelantará todas las medidas técnicas, administrativas y humanas para garantizar que la información personal de los titulares almacenada en bases de datos físicas o digitales no circule o sea accedida por personas no autorizadas, sin perjuicio del cumplimiento de órdenes de índole legal y/o judicial que requieran el acceso a la información suministrada por los usuarios, pacientes, acudientes, proveedores, trabajadores y contratistas de la IPS.

• CONTENIDO

• Derechos del titular:

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

• • Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la IPS en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• • Solicitar prueba de la autorización otorgada a la IPS para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido (correo electrónico, físico), salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.

• • Ser informado por la IPS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

• • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante la IPS.

• • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento en todo momento, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política de motiven nuevas consultas.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la IPS.
• Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

1.1. Datos de Niños, Niñas y adolescentes:

Los niños, niñas y adolescentes, podrán ser usuarios de los servicios que ofrece la IPS, siempre y cuando actúen a través de o debidamente representados por sus padres o por quienes tengan la patria potestad del menor o su representación legal. La IPS velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales, en consecuencia, únicamente habrá tratamiento de estos datos cuando exista autorización expresa de sus representantes legales, por cumplimiento de la ley y/o requerimiento judicial.

• Deberes del Titular:

El Titular debe garantizar la veracidad de la información que proporciona a la IPS y por tanto es su deber actualizar su información de manera oportuna. En caso de falsedad en la información suministrada por parte del titular, la IPS quedará exenta de cualquier responsabilidad que se derive del suministro erróneo de la misma.

• Autorización y Consentimiento del Titular:

La IPS requiere del consentimiento libre, previo, informado y expreso del titular de la información, el cual será obtenido por medios físicos o electrónicos, de tal manera que pueda ser objeto de consulta posterior.

Al solicitar la información al Titular se debe informar de manera clara la finalidad para la cual se recaudan los datos personales, el tratamiento al cual pueden ser sometidos los datos personales, sus derechos y los medios a través de los cuales puede ejercerlos y la facultad de autorizar o no el tratamiento en caso de datos sensibles.

No se requiere autorización del Titular de los datos personales en los siguientes casos:

• Responder a una orden judicial o cuando los solicita una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales;
• datos personales de naturaleza pública;
• casos de urgencia médica o sanitaria;
• información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
• datos relacionados con el registro civil de las personas

• Negativa a tratamiento de Datos Personales:

Si el usuario o paciente considera que la IPS no debe utilizar o compartir su información personal con las finalidades aquí recogidas, o no quiere recibir materiales informativos relativos a la IPS, deberá manifestarlo expresamente dejar constancia con el funcionario y/o trabajador de la IPS que le solicitó la respectiva autorización.

• Revocatoria de la Autorización:

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a la IPS para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de estos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

La IPS establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto la IPS deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, la IPS podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

• Finalidad del tratamiento de la información personal de los titulares:

La IPS usará la información personal del titular de la información para los fines autorizados e informados al titular y aquellos señalados en las presentes políticas, siempre que el tratamiento obedezca a un fin legítimo y sea proporcional de acuerdo con la vinculación del titular de la información, particularmente para lo que resulte necesario para la prestación de los servicios encargados, como ejecutar y cumplir el contrato. También se realizará tratamiento de la información para entregarla o compartirla con las autoridades gubernamentales en Colombia, Entidades Promotoras de Salud, Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud y a las Aseguradoras a la que pertenezca el titular de la información, entidades gubernamentales de estadísticas, entidades dedicadas a la investigación académica en el sector salud, farmacéutico y de políticas para el manejo de salud pública, con la finalidad de adelantar actividades y proyectos del sector asegurador y de salud, con personas jurídicas que administran bases de datos; autoridades administrativas y judiciales en virtud de un requerimiento legal o reglamentario, con proveedores, Intermediarios de Seguros, Compañía matriz, filiales y subsidiarias; con el fin de ser contactado para promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios, envío de información, incluyendo ofertas comerciales y publicitarias de terceros.

• Deberes del Responsable:

El Responsable se compromete a proceder bajo los lineamientos normativos para garantizar en la medida de lo que le corresponde el ejercicio de los derechos de los Titulares de los datos personales, obtenidos en el desarrollo de sus funciones.

En el tratamiento y protección de datos personales, la IPS tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

• • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
  • Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley
  • Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
  • Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
  • Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
  • Registrar en la base de datos las leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley.
  • Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

• • Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

• Información:

• • Tipo de Información Registrada:

Para facilitar el contacto con los Titulares, registramos y conservamos datos personales o cualquier información vinculada que pueda asociarse a la persona. La IPS obtiene información a través de las siguientes fuentes:

• • • Cuando el paciente o usuario voluntariamente brinda información;
    • En los procesos de atención asistencial;
    • En los procesos de facturación de servicios;
    • Otras fuentes, que brindan información relacionada con el servicio que el usuario requiere.
    • En los procesos de actividades comerciales
    • En desarrollo de actividades educativas
    • En el ejercicio de procesos laborales

La información personal recopilada puede incluir, pero no limitarse a:

• Datos generales de contacto: tales como: Dirección, teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico.
• Datos particulares según el tipo de vinculación: Nivel de ingresos, datos financieros, personas a cargo, composición del grupo familiar, hobbies o aficiones, bienes que posee, información laboral.
• Fecha y lugar de nacimiento, así como su género.
• Información necesaria para facilitar el contacto u otros servicios, incluyendo información familiaro laboral.
• Número de cédula, pasaporte, nacionalidad y país de residencia.
• Identificación, representación y existencia en caso de personas jurídicas.
• Uso de servicios.
• Información personal brindada a través de encuestas u otros métodos de investigación.
• Información personal brindada a en cualquier área de la IPS.
• Por la naturaleza de nuestra institución prestadora de servicios de salud, también registramos datos básicos de la persona responsable del paciente, así como la entidad promotora de salud a la que se encuentra afiliado.

• Datos Sensibles:

Se consideran Datos Sensibles a aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar algún tipo de discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido

político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, sin perjuicio de la Reserva Legal a que está sometida la Historia Clínica de los pacientes. En los precisos términos establecidos por la normativa vigente sobre la materia Política para el tratamiento de datos sensibles la IPS no recolectará, incorporará ni almacenará datos sensibles de sus usuarios, pacientes, acudientes, proveedores y contratistas a menos que exista una autorización previa del titular de la información.

Sólo se solicitará la autorización mencionada cuando sea necesaria y proporcional para la ejecución de la relación contractual o extracontractual con el titular, siempre y cuando la ley exija o permita acceder a información sensible de éste. La autorización para el tratamiento de los datos sensibles se solicitará previa la incorporación de los mismos, y en ésta se señalará la finalidad para la cual se incorporan, se indicará que la respuesta a las preguntas sobre datos sensibles es facultativa, y los demás elementos descritos en la presente política para la obtención de la autorización para el tratamiento de la información. No podrá realizarse tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados por el titular, por la Ley o por solicitud judicial. El acceso, circulación y tratamiento de los datos sensibles será restringido y se limitará a lo expresamente autorizado por el titular y a lo estipulado en la ley y/o solicitudes judiciales.

• Utilización de la Información:

La IPS utiliza información personal para contactar a los Titulares a los cuales se les pueda brindar información sobre prestación de servicios de salud; divulgación de información científica y actualización tecnológica de la IPS; información sobre campañas de promoción y planes de prevención en salud; presentación de convenios para la prestación de servicios de salud con diferentes entidades promotoras de salud, compañías de aseguramiento, empresas de medicina pre-pagada y entidades prestadoras de servicios de salud. Además de utilizarla para procesar, confirmar y cumplir con el objeto de funcionamiento de la IPS o algún otro servicio que el Titular solicite.

La IPS puede utilizar esta información para fines administrativos, científicos y analíticos, tales como administración de sistemas de información, facturación, contabilidad y auditorias, relacionamiento comercial, procesamiento y verificación de medios de pago, correspondencia y/o para el funcionamiento de los programas promocionales que se llagasen a implementar.

La IPS no vende la información de sus usuarios ni comparte con terceros distintos a la IPS los datos personales sin autorización del Titular.

La IPS también usa información de los Titulares para identificar, desarrollar y dar a conocer servicios que a nuestro juicio, son valiosos para los usuarios, pacientes y población en general, y puede comunicarse a través del correo electrónico, mensajes de texto o correo físico. Ocasionalmente, podrán recibir información sobre nuevos servicios, habilitación de centros de salud, programas de prevención entre otros. Además, podríamos proporcionar a empresas expertas en divulgación de información relativa a la prestación de servicios de salud, las cuales están sujetas a estrictos procesos de confidencialidad y seguridad de información.

La IPS también realizará tratamiento de la información para entregarla o compartirla con los miembros y organizaciones aliadas a la IPS, autoridades gubernamentales, Entidades Promotoras

de Salud, Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, Aseguradoras de Riesgos Laborales y Aseguradoras a la que pertenezca el titular de la información, entidades gubernamentales de estadísticas, entidades dedicadas a la investigación académica en el sector salud, farmacéutico y de políticas para el manejo de salud pública. Con la finalidad de adelantar actividades y proyectos del sector comercial, laboral, asegurador y de salud, con personas jurídicas que administran bases de datos; autoridades administrativas y judiciales en virtud de un requerimiento legal o reglamentario, con proveedores, Intermediarios de Seguros, Compañía matriz, filiales y subsidiarias; con el fin de ser contactado para promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios, envío de información, incluyendo ofertas comerciales y publicitarias de terceros.

• Transferencia y Transmisión de Datos Personales:

La IPS cumple con lo establecido en el artículo 26 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y se abstiene de transferir datos personales de los Titulares a otros países que no cuenten con iguales o superiores estándares de protección. Sin embargo, procederán las siguientes excepciones:

Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

• Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
• Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública;
• Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
• Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
• Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular;

Con el propósito de brindarle un mejor servicio, y para ejecutar las finalidades descritas en esta política de privacidad, sus datos personales podrán ser transmitidos a servidores alojados en países extranjeros, en condiciones de seguridad que garantizarán el cumplimento de lo estipulado en la ley 1581 de 2012, decreto reglamentario 1377 de 2013.

• Entrega de Información personal a Proveedores de servicios:

Es posible que para cumplir con la relación contractual que la IPS sostenga con el titular de la información, ésta sea entregada o compartida con proveedores para las finalidades autorizadas por el titular o las previstas en la ley, instituciones y/o profesionales de la salud, call centers, distribuidores en servicio de salud, personas naturales o jurídicas que presten servicios de salud o aseguradores, de igual forma a entidades cuyo servicios profesionales son con fines estadísticos, y cualquier otra actividad para llevar a cabo el objeto social de la IPS y ejecutar correctamente sus actividades comerciales. Siempre que su información sea entregada o compartida con proveedores, la IPS se asegurará de establecer unas condiciones que vinculen al proveedor a las políticas de privacidad de éstas de tal forma que la información personal de los usuarios, pacientes, acudientes, proveedores, contratistas y trabajadores se encuentre protegida, así mismo, se establecerán acuerdos de confidencialidad para el manejo de la información y obligaciones responsable-

encargado cuando el tipo de entrega lo amerite. Para el efecto, la IPS garantizará que en todas las relaciones comerciales y contractuales en donde se transmita información personal a un proveedor de servicios, se garantizará la realización de auditorías aleatorias preventivas y a que la política de seguridad sea divulgada al interior de dichas compañías para la aplicación en todos sus dependientes y contratistas.

• Preferencias para el envío de información comercial, publicidad y oferta de productos y servicios.

Los titulares de la información personal podrán contactarse con la IPS por los medios señalados para el ejercicio de los derechos que les asisten como titulares con el fin de manifestar sus preferencias para el envío de ofertas comerciales, de publicidad e información sobre productos y servicios requeridos para ejercer la actividad de cada una de las entidades participes de la IPS, igualmente podrán solicitar la cancelación del envío de éstas, sin perjuicio de que la IPS pueda continuar enviando información que resulte necesaria para la ejecución de la relación contractual. Nuestro objetivo es cumplir con la solicitud de cancelación efectuada por el titular dentro de un plazo razonable, sin embargo, en caso de que la IPS haya compartido la información personal con anterioridad al recibo de la solicitud de cancelación, de acuerdo a la autorización otorgada previamente por el titular, no se podrá garantizar que éste no vuelva a recibir la información descrita cuando la base de datos en que se almacene la información no sea responsabilidad de la IPS.

• Aviso Privacidad de tratamiento de datos personales.

El Aviso de Privacidad de Tratamiento de Datos Personales es el documento físico o electrónico, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de la IPS y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

• La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
• El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
• Los derechos del titular
• Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
• El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.

• Procedimientos para la atención de consultas, reclamos y peticiones de rectificación, actualización y supresión de datos.

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en la IPS, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales la IPS garantiza:

• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
• Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
• Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
• En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
• Las consultas podrán formularse al correo designado hyocontabilidad1@gmail.com para estos efectos.

• Reclamos.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de la IPS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en esta política, podrán presentar un reclamo ante la IPS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida por correo convencional, a la dirección de domicilio de la compañía que corresponda, o por correo electrónico a hyocontabilidad1@gmail.com con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, el cual se podrá prorrogar por un término máximo de ocho (8) días hábiles.
• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Antes de acudir a la entidad encargada de vigilar el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, el Titular debe tramitar inicialmente su reclamo con la IPS a través de los medios y canales dispuestos para tal fin.

• Políticas de confidencialidad y seguridad de la información.

Para la IPS la Confidencialidad es un principio ético fundamental inmerso en el desempeño de sus Procesos Institucionales. De esta manera es responsable de garantizar la protección de la información frente a un mal uso o acceso injustificado y asegurar su adecuado manejo solo por parte de personas autorizadas. Es por esta razón que hay establecida una Política de Confidencialidad al interior de la organización que busca encaminar sus acciones bajo este principio, a través de los mecanismos definidos para cada tipo de información al interior de la institución, entre ellos la

protección y buen uso de los Datos Personales registrados de sus usuarios y pacientes, empleados, proveedores entre otros.

Adicionalmente, la IPS promueve herramientas de capacitación y entrenamiento para cumplir con esta política.

• Responsable del tratamiento de datos personales.

En esta Política se identifica como Responsable de los datos personales a la IPS HEMATOLOGIA Y ONCOLOGIA DEL ORIENTE S.A.S.

Los Titulares pueden contactarse con la siguiente información y para todos los efectos de que trata la presente política este será el correo designado por la institución:

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